من أهم وسائل النجاح في قطاع الاعمال هو نجاحك في التواصل مع الآخرين حيث أن كل تعامل مع آخر سواء شفويا او مكتوبا وكيف يفسر إنما يحدث من خلال أحد قنوات الاتصال. ومع أن التواصل مع الآخرين هو عمل تلقائي ومتكرر، فإنه عند الكثيرين لا يخلو من قصور، والجيد أنه من الممكن تحسينه.
أذكر قصة حسن الذي كان يعمل استشاريا إداريا، وكان من أكثر الناس اجتهادا في عمله وكان منتجا في إعداد تقاريره بجودة وفي الوقت المطلوب، ولكن كانت مهارات الاتصال لديه ضعيفة فكان يفضل العمل وحده دون استشارة الآخرين، ويهمل الرد على الاستفسارات، ويحتد في أي نقاش يتطرق لوجه نظره. وكلفه ذلك تجاوز زملائه له في الترقيات.
وهنا ألخص خمس قواعد مهمة للتواصل، وأنا أجزم أنها سهلة في التطبيق ولكنها عالية الفعالية.
أولا: المبادرة بالتواصل
أهم قاعدة في الاتصال هي اجراء الاتصال نفسه دون تأخير إذ أنه في غيابه من خلال صمتك او انشغالك من الممكن أن يضع الآخرون على لسان المقال او الحال عنك مالم تقله أو ترغب في قوله. وتزداد أهمية ذلك أثناء فترات التغيير المؤسسي أو مرور الأعمال بصعوبات ولو مؤقتة حين تصبح بيئة العمل خصبة بالإشاعات. ومثال آخر هو عندما يكتب لك رئيسك معاتبا على امر بدى له انك أهملته من المهم أن يأتي ردك سريعا سواء بالشرح او الاعتذار مع توضيح كيف ستحول دون تكرر ذلك لاحقا.
ثانيا: الوضوح
لا تترك مجالا لسوء التفسير. فكم من تعميم كتب لتوضيح موضوع معين أو الرد على شائعة، ولكن غموض النص زاد الطين بله ودلل ان وراء الأكمة ما وراءها وبالتالي أعطى مصداقية للشائعات. فعلى سبيل المثال حينما تريد ان تتحدث عن تغيير في الهيكل الاداري وتزداد التكهنات حول من يمكن أن يفقد وظيفته فمن المهم التركيز على نشر ما تم الاستقرار عليه والاعتراف بان هناك أمور باقية تسمى لم يتم الاستقرار عليها ولكن ستحدد بالطريقة الفلانية.
ثالثا: استخدم الوسيلة الملائمة
ازداد مؤخرا عدد الوسائل الممكن استخدامها للتواصل من وسائل تقليدية مطبوعة الى الإعلام الجديد، ومن وسائل أحادية إلى جماعية، لذا من المهم اختيار الوسيلة المناسبة للتواصل. والمحدد الأول لاختيار الوسيلة هو المخاطٓب (بفتح الطاء) وكيف ستصله الرسالة بفعالية ووضوح ومن ثم مدى رسمية الاتصال ومدى الحاجة الى التفاعل فيه. مثال: عند إخبار الجميع بتغيير احدى سياسات الموارد البشرية فهذه يناسبها خطاب أو بريد الكتروني رسمي، فيما أن رسالة تحفيزية لعرض نجاح احد موظفي الشركة كقدوة من الممكن نشرها من خلال موقع تواصل اجتماعي على مستوى المنظمة.
رابعا: الرد المناسب
كثير منا يتعصب لرأيه أو ينساق في حماس النقاش فيبالغ في رده على الموضوع المطروح، وعادة ما ينحدر الحوار بعدها لمناقشة هذا الرد المبالغ ويترك الموضوع الأصلي. وأعترف أن هذا من أهم أسباب مواقف سوء الفهم التي أواجها أنا سواء في العمل أو في المحيط الاجتماعي، وعلاجه سهل لو بدأ بالسيطرة على الانفعال وعدم مجاراة الطرف الآخر في تجاوزه إن حصل. ومن الممكن التخفيف منه إذا فكرنا في أثر حديثنا على الطرف الآخر والجرح الذي قد نسببه دون أن نقصد. وما وجدته مفيدا هو أن أتأنى في الرد حتى أفكر حتى لو فاتتني فرص للمداخلة في النقاش. فالكلمة التي تخرج لا يمكن أن تسترجع.
خامسا: الاستماع
وأخيرا يجب ألا نغفل عن القاعدة الذهبية وهي أن الاتصال هو طريق ذو اتجاهين وحسن الانصات هو وسيلتك الى أن تفهم الآخر مما يساعدك على تخصيص رسالتك له سعيا منك إلى أن يفهم وجهة نظرك. والسماع هنا هو الاستماع للفهم وليس لتحضير الرد. وفي التخاطب المكتوب فإن مقابل الاستماع هو استيعاب ما كتبه لك الطرف الآخر.
باتباع هذه القواعد البسيطة ستستطيع أن تزيد من فعالية تواصلك مع الآخرين وبالتالي تأثيرك في المنظمة ونجاحك فيها.
هل هناك قواعد أخرى يجدر أن أتطرق إليها هنا؟ يسعدني أن تقترحها بالتعليق على المقال.
Pingback: خمس طرق تبني بها مستقبلك المهني | النجاح رحلة Success is a journey