ماهي المهام اليومية للقائد؟ حوار مع قائد جديد

في لقاء لاحق مع صديقي الرئيس التنفيذي الجديد، سألته عن سير الأمور، فذكرني بحوارنا السابق الذي توقفنا فيه عند كيفية قيام الرئيس بمسؤولياته، ثم سألني عن ماهي المهام اليومية للرئيس التنفيذي؟ وكعادتي حولت السؤال له قائلا: “أولا قل لي أنت ما برنامجك اليومي؟”

ضحك وقال أنه توقع مني ذلك، وأردف: “ولكنني مستعد للإجابة.”

واستطرد: “من مزايا العمل كرئيس تنفيذي في شركة ديناميكية أنه ليس هناك يوم نمطي أو روتيني، فكل يوم هناك تحد جديد. ولكن بصفة عامة فإنني وجدت أن التنفيذي الفعال يبدأ يومه بمراجعة مهام اليوم وما هو مهم وما يتوقع أن ينجز فيه.”

قاطعته بحماس معلقا: “نعم فمن أساسيات الإنجاز أن يفرق المدير بين ماهو مهم وماهو عاجل فحسب، فكثيرا ما يقدم العاجل مع قلة أهميته على المهم وخصوصا ما يكون أثره بعيد المدى مثل التخطيط والدراسات والتي قد تؤجل مرارا بسبب أعمالا عاجلة. آسف على المقاطعة، أكمل أرجوك.”

أكمل مبتسما فقال: “فعلا يصعب أحيانا التفريق بين المهم والعاجل مع أن التركيز على العاجل يؤدى إلى التشتت.” ثم أكمل: “وبعد تنظيم مهام اليوم ومراجعة المواعيد والتحضير لها، يبدأ اليوم سواء بإنجاز عمل من جدول المهام أو أحد المواعيد أو الاجتماعات.”

فسألته مستفزا إياه: “وماذا بالنسبة للاجتماعات؟ أتراها مفيدة أم مضيعة للوقت؟”

فأجاب بهدوء: “بالنسبة للاجتماعات فمع أن كثرتها مضر (وهي إحدى أعراض فشل المنظمة) فإن بعضها مفيد خصوصا في مناقشة أمر يهم الجميع، وهي تساعد في الوصول إلى رأي مشترك ومقبول للجميع. ولها أهمية أيضا في تنسيق الأعمال حيث يتعرف فيها  القادة على مهام وتحديات زملائهم وتفتح فيها فرص التعاون والمشاركة.”

فعلقت قائلا: “صحيح، والتحدي في تنسيق الاجتماعات والوصول إلى اتزان في عدد وطول الاجتماعات بحيث لا تصبح مضيعة للوقت. ولكن هل هناك اجتماعات دورية تحرص عليها؟”

فقال:  “أحرص عادة أن أنظم اجتماع قيادي اسبوعي للتنسيق والمتابعة. واجتماع شهري لمراجعة أداء وحدات العمل، واجتماع ربعي لمراجعة سير الخطة الاستراتيجية، ونصف سنوي لمراجعة اداء الموظفين. وبخلاف الإجتماعات، فإن هناك أمورا احرص على متابعتها يوميات منها الاطلاع التقارير التشغيلية اليومية وعلى بعض مؤشرات الأداء الحيوية لمعرفة سير العمل.”

فعقبت: “ولكن هذه كلها أمور رسمية مجدولة، فهل كل مهامك كهذه؟”

فاعترض قائلا: ” لا! بل من أكثر ما أحرص عليه يوميا واستمتع به هو المرور على زملائي في الشركة واللقاء بهم ولو في الممرات أو عند غرفة القهوة واستشفاف وضع الشركة منهم وذلك بتوجيه أسئلة ذكية وغير هجومية، وهي أسئلة من نوع:

•  كيف تغلبنا على العقبة التي رأيناها الأسبوع الماضي؟ أو
• أنوه بنجاحكم في معالجة الموضوع الفلاني فكيف قمتم به؟

وحوار كهذا استفيد منه أحيانا أكثر من المعلومات الرسمية في التقارير. و وعفوا للمقاطعة فهذا مدير المبيعات فهيا بنا ندردش معه عن أرقام المبيعات للأسبوع الماضي”

فأجبت له: “لا داعي للاعتذار فهذا ما استمتع به أنا أيضا، لندردش معه، ولعلنا نتطرق في وقت آخر لمهامك كرئيس للشركة كممثل لها خارجها.”