4 خطوات بسيطة لحل المشكلات العويصة

إحدى أعمق الدروس التي علمنيها الفشل هي أن المشكلة البسيطة من الممكن أن تتطور إلى كارثة إن لم تعالج  في وقتها. مشكلتي كانت تتعلق بتعثر المراحل النهائية لأحد المشاريع الحيوية على الرغم من تخصيص كامل الموارد المطلوبة للمشروع، ذلك مع أن المشروع بدا أنه شارف على الإنتهاء بنجاح، بل تأسيسا على ذلك احتفلنا بإنجاز المراحل النهائية منه.

وبناء على ذلك جهدت مع فريق العمل في حل المشكلة. وبالفعل خرج الفريق مباشرة بخطة عمل تتضمن قائمة طويلة من الخطوات المشخصة  للحل . وكان التوجه الطبيعي هو الانتقال مباشرة لتنفيذ خطة العمل هذه. ولكن سأل أحد أعضاء الفريق سؤالا وجيها دعانا للتوقف هو: هل فعلا هذه الخطوات ستحل المشكلة؟

كثيرا ما تواجهنا مشكلات معقدة تتطلب حلا حاسما، وفي معالجة تلك المشكلات ليس هناك نقص في الحلول المقترحة والتي كثيرا ما تكون متعارضة أو تتكون من خيارات لا يمكن تطبيقها سويا.  ولكن القفز مباشرة للحلول مع الإحساس بالسرعة التي يعطيه قد يكون أثره الفعلي هو تأخير الحل بسبب الانشغال بخطة عمل لا تعالج جذور المشكلة، وبالتالي تفاقمها.  لحل المشكلات بحسم من جذورها هناك أربع خطوات أساسية هي:

١. عرِّف المشكلة

يقال أن تعريف المشكلة هو نصف الحل، وفي الحالات التي نقفز فيها للحلول مباشرة قد لا نفرّق بين تشخيص المشكلة الرئيسية وبين أعراضها. مثلا قد تشتكي شركة ما من تأخر مشروعها، ويقفز البعض للحل في إلغاء الإجازات والتكليف بخارج الدوام سعيا لتكثيف العمل، ولكن قد تكون المشكلة الفعلية هي التغيير المستمر في نطاق عمل المشروع وليس قلة الأيدي العاملة فيه.

٢. توّصل إلى جذورها

لأي مشكلة أعراض هي التي تكشف عن حدوثها ولكن الأعراض ليست هي مسببات المشكلة الجذرية. فبعد التحديد الدقيق للمشكلة يجب النظر في أسباب حدوثها، ومما يصعب ذلك الحاجة للتجرد في تحديد الأسباب والتي قد توجه أصبع الاتهام لك أنت قائد الفريق أو في الفريق المشكل للتعامل مع المشكلة.

٣. ضع خطة العلاج

بعد معرفة المشكلة بدقة وجذورها الحقيقة هنا فقط نتمكن من تشخيص العلاج الناجع. وخطة العلاج يفترض أن تتعرض لجذور المشكلة الحقيقية، ويحدث أحيانا بعد التعرف على المشكلة بالتحديد وجذورها أن تقتنع بصعوبة الهدف أو الطريق المرسومة مسبقا أو عدم جدوها ويصبح عليك بالتالي تحديد هدف أو طريق بديلة.

٤. عالج وراقب

مع أهمية التشخيص والتخطيط فإن المحك الحقيقي للنجاح هو التنفيذ والإنجاز، ونجاح تنفيذ خطة العلاج مبنى على مقارنة النتائج المتوقعة مع تلك المحققة، ومراقبة البيئة المحيطة للتأكد من أن الافتراضات عن المشكلة وجذورها مازالت قائمة. وينبغي الاستمرار بالتنفيذ إلى الوصول للحل أو العودة للخطوة الأولى للتعرف على المشكلة إذا أحس الفريق بالوقوع في أخرى جديدة أو أن التشخيص لم يكن دقيقا.

في مشكلتنا المحددة وجدنا بعد تعريف المشكلة وجذورها أنها ليست مجرد تأخير وإنما هو خطأ في التأسيس، واستدعى ذلك منا إضافة خبرات جديدة في فريق العمل ووضع خطة للعلاج تتضمن تعديل نطاق عمل المشروع بإلغاء بعد البنود والتركيز على المهام الرئيسية، وشكلنا لجنة توجيهية للمشروع تتضمن مدراء الإدارات التي يمسها مع إدارة مفوضة بالبت في القعبات.

وتعلمنا درسا أرجو ألا ننساه في أهمية التفكير قبل التنفيذ…